De un modo muy general, el outsourcing puede definirse como una subcontratación de terceros para realizar actividades complementarias a la estrictamente principal del negocio. En base a esta definición, el outsourcing financiero consistiría en la traslación, o externalización, de funciones como contabilidad, facturación o gestión de la tesorería. Asimismo, se puede recurrir al outsourcing financiero como forma de consultoría financiera, que ayudaría a la empresa a planificar y controlar los aspectos relacionados con las finanzas de la empresa.

En este sentido el asesor financiero debe trabajar en continua comunicación con el gerente de la empresa, para así ayudarle a tomar las mejores decisiones en cada instante. En definitiva, se trata de una estrategia que permite que una empresa externa se encargue de funciones internas, normalmente no estratégicas, de una organización.

La externalización se puede dar en distintos niveles: desde que asuma la dirección financiera, de manera que el outsourcing dará a la empresa una definición y desarrollo de un plan estratégico, hasta que se asuman cuestiones más operativas, como puede ser la gestión de tesorería e, incluso, la de contabilidad.

La evolución del outsourcing

Históricamente, el outsourcing financiero era considerado por la mayoría de empresas como una táctica para reducir los costos de las actividades administrativas. Poco a poco, las actividades transferidas han ido ampliándose en número e importancia, hasta llegar a la situación actual, en la que las empresas de outsourcing están asumiendo funciones cada vez más importantes, convirtiéndose en herramientas claves de gestión para las organizaciones que deciden utilizar sus servicios. Ya en 2015 más de la mitad de las empresas españolas usaban los servicios del outsourcing en cualquiera de sus posibilidades

Este proceso basado en la asunción de funciones de cada vez más peso, exige un grado considerable de intercambio bidireccional de información (feedback financiero), lo que implica la necesidad de una buen coordinación y, sobre todo, una alto grado de confianza entre la empresa de outsourcing y la principal.

¿Por qué está creciendo la demanda de externalización?

La creciente demanda de outsourcing también conocido como externalización o tercerización, se debe a la presión constante por conseguir una mejora y optimización de la actuación financiera. Mejora que exige unos niveles de competencia y eficacia cada vez mayores en las funciones relacionadas con las finanzas y la contabilidad.

Servicios vinculados al outsourcing financiero y contable

Outsourcing de la gestión financiera:

  • Elaboración y seguimiento del presupuesto y previsiones de tesorería en coordinación con los diferentes centros de responsabilidad de la compañía.
  • Gestión de cobros y pagos.
  • Control de clientes y de proveedores.
  • Optimización de pagos en sus formas y tiempos.
  • Reducción de costes financieros y bancarios en función del tamaño y solvencia de la empresa.
  • Elaboración del plan de financiación.
  • Estudios de viabilidad para nuevos proyectos.
  • Relación con entidades financieras, financiación, gestión del crédito y del riesgo.
  • Control de avales.

Outsourcing de la gestión de contabilidad:

  • Catálogo de cuentas específico para la actividad de la compañía.
  • Contabilidad analítica y facturación a clientes.
  • Cumplimiento de la normativa legal vigente.
  • Depósito de cuentas y legalización de libros oficiales en Registro Mercantil.
  • Confección de Cuentas Anuales para su inscripción en Registro Mercantil.
  • Cierres contables mensuales.

Ventajas del outsourcing financiero

En general, el outsourcing está muy bien aceptado y valorado por profesionales y expertos que lo consideran un método estratégico que permite a los emprendedores y directivos aumentar las capacidades y recursos de sus empresas, concentrando sus propios recursos en las funciones esenciales.

A continuación desglosamos las principales ventajas del outsourcing:

  • Se reduce los gastos y costos de la empresa que lo contrata.
  • Aumento de los recursos y capacidades de las empresas.
  • Permite a las organizaciones dedicarse únicamente a su negocio.
  • No es tan necesario una actualización constante de las infraestructuras tecnológicas.
  • Flexibilización de las estructuras.
  • Optimización de servicios y funciones gracias al acceso a proveedores con alta tecnología y nuevas técnicas que el equipo primario de la empresa no posee.
  • Aumento de la eficacia gracias la estandarización de dichos procesos.
  • Establecimiento de referencias para supervisar, consolidar y coordinar actividades.
  • Posibilidad de poner en marcha servicios centralizados que disminuyen la exposición a las operaciones con divisas y los riesgos y costes que comportan.
  • Gestión de la liquidez que reduce los gastos bancarios al tiempo que mejora los resultados relacionados con el tipo de interés.
  • Ejecución de las transacciones que permiten optimizar los procedimientos.
  • Mayor y mejor planeación estratégica de las actividades empresariales.
  • La empresa contratante puede beneficiarse del valor agregado de los servicios que ofrecen los proveedores.
  • Se dispone de mejores herramientas de análisis de resultados: big data y business intelligence.

Algunos inconvenientes del outsourcing financiero

Como toda decisión empresarial, el outsourcing tampoco está libre de determinados riesgos:

  • Excesiva dependencia de un tercero.
  • Posible falta de entendimiento entre la empresa principal y la de outsourcing o terciaria: ambas empresas no comparten la misma cultura de trabajo, falta de compromiso, etc… Lo mejor, tanto para el empresario como para buen funcionamiento de la empresa en general, es que el personal esté continuamente informado de todo lo que está sucediendo, explicar bien las decisiones tomadas, siendo sobre todo claros con los trabajadores.
    Por supuesto, a la hora de externalizar cualquier servicio, hay que tener claro con qué proveedor vamos a hacerlo. La empresa de outsourcing deberá presentar unos procesos y unos sistemas de control de calidad y que garanticen la calidad del servicio prestado.

La disyuntiva del outsourcing: claves para el éxito de su implantación

En la actualidad, casi todas las empresas se hallan ante la disyuntiva de mantener las tareas de tesorería y otras funciones financieras de la empresa o externalizarlas parcialmente. Otra cuestión es definir qué actividades traspasar a una empresa externa y cuáles no.

Algunas claves para garantizar el éxito de la puesta en práctica del outsourcing financiero son:

  • Definir muy bien cuáles son las funciones de la empresa terciaria, documentándolas exhaustivamente y asegurarse de que han sido perfectamente comprendidas por todas las partes.
  • Crear un clima de confianza y colaboración entre todos los profesionales, tanto de la empresa contratante como la contratada.

Tendencia al crecimiento del outsourcing apoyado en las nuevas tecnologías

Los pronósticos sobre outsourcing financiero apuntan a que este sistema experimentará un crecimiento importante en los próximos años, apoyándose sobre todo en los últimos avances tecnológicos y el imparable proceso de digitalización: icloud, big data…

La principal tendencia de funcionamiento será conservar la responsabilidad y las decisiones de identificación y fijación de nuevas estrategias en la empresa principal, aunque el procedimiento creado para su ejecución se externalizará cada vez más.

En definitiva, el outsourcing  financiero es una estrategia que puede servir de gran ayuda a las PYMES, puesto que permite liberar recursos que pueden dirigirse a crear o fortalecer áreas con debilidades operativas, tales como el área de finanzas. De esta forma, es posible mantener las ventajas comparativas y competitivas de la organización.

 

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