¿Buscas reducir costes en la gestión de archivos de tu pyme? Empresas de todo el mundo se están dado cuenta que la gestión de documentos en papel basada en procesos manuales es ineficiente y costosa. Durante décadas, las oficinas han acumulado enormes cantidades de archivadores y trasteros llenos de cajas con documentación en papel. Todo se imprimía y se archivaba por si era necesario consultarlo más tarde.

En la actualidad muchas empresas están migrando hacia un sistema de gestión de archivos que les ayude a organizar y mantener la amplia gama de documentos digitales que se crean cada día. Estos sistemas están diseñados para ayudar a tu empresa y crear un sistema de archivo digital bien organizado. Son los sistemas de gestión documental.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es un programa de software que ayuda a tu empresa con eficacia a indexar, almacenar y recuperar la gran variedad de documentos de negocio que se generan a partir de las operaciones diarias de tu empresa. Con un sistema de gestión documental tu empresa puede reducir costes, mejorar el servicio con tiempos de recuperación más rápidos, aumentar la productividad y cumplir con los requisitos legales.

A continuación vamos a ver 4 mejores prácticas de gestión de archivos que son críticas para el éxito en la selección, implantación y utilización de un sistema de gestión documental.

 

1. Convención consistente para los nombres de archivos

Una de las mejores prácticas es elegir una convención coherente y consistente para los nombres de tus archivos. El mejor sistema de organización de archivos es inútil si se utilizan diferentes técnicas de nomenclatura en cada una de las carpetas de sistema de archivos. Los usuarios necesitan tener y seguir unas directrices de nomenclatura de modo que nadie cree archivos con los nombres que se le ocurra en cada momento. Si no se hace de esta manera, la búsqueda de archivos será difícil o incluso imposible.

Un software de gestión documental proporciona una plantilla con nombres de documentos predefinidos que los empleados pueden utilizar para nombrar sistemáticamente los documentos de una manera eficaz. Aunque suele venir una convención de nomenclatura predefinida, tu empresa tiene la opción de personalizar ese esquema de nombres para adaptarlo a sus propias convenciones.

 

2. Permisos y accesos adecuados

La cantidad de datos confidenciales que las empresas recopilan y almacenan es cada vez mayor. Existen datos confidenciales que tienen que ver con información financiera, de los clientes, fichas de empleados del departamento de recursos humanos, etc. Restringir el acceso a este tipo de documentos es muy importante.

Las mejores prácticas de gestión de archivos digitales indican que debe existir una solución para documentar las restricciones de acceso en forma de controles de acceso de usuario y permisos predefinidos. La seguridad basada en roles permite a tu departamento de IT crear grupos de usuarios con derechos de acceso preestablecidos. Esto asegura que los empleados del departamento de recursos humanos van a tener un nivel de acceso diferente al gerente de ese mismo departamento, y que además, no tienen acceso a la documentación de otros departamentos, a no ser que sea de vital importancia para realizar su trabajo.

 

3. Política de retención

Cada tipo de documentación tiene diferentes regulaciones en materia de retención de documentos. Necesitas estar seguro que tu sistema es capaz de cumplirlas. Tu sistema de gestión documental debe permitir a tu empresa crear políticas para la conservación adecuada de la documentación.

Un administrador puede establecer una carpeta digital específica para la retención de documentos, indicando restricciones para su eliminación y modificación hasta que llegue una fecha de vencimiento. Estos administradores también pueden cambiar diferentes opciones en los documentos, pudiendo indicar cuándo se pueden purgar, archivar o copiar, así como quién puede realizar estas acciones.

 

4. Los metadatos sustituyen la estructura de carpetas

Por último, pero no menos importante, debes tener en cuenta la funcionalidad de metadatos que tiene tu sistema de gestión documental. Los metadatos sustituyen a las carpetas tradicionales de tu gestión de archivos habitual. Con las carpetas tienes que recordar dónde dejaste los documentos. Los metadatos hacen que los documentos sean mucho más fáciles de encontrar, ya que almacenan los documentos en función de lo que son.

Las carpetas también generan a veces la duda de dónde almacenar un documento. Por ejemplo, un acuerdo de compra puede ser almacenado en la carpeta del cliente y también en la carpeta del proyecto. Y si lo guardas en los dos sitios, ¿qué pasa si el documento cambia? Necesitas actualizar el documento en dos lugares y si se te olvida, tendrás dos documentos diferentes y tus empleados estarán en riesgo de utilizar el archivo incorrecto.

Con los metadatos, puedes etiquetar el documento con el nombre del cliente y el número de proyecto. Cuando accedes a los datos desde la perspectiva del cliente, se mostrará el acuerdo de compra. Cuando se accede a los documentos desde el punto de vista del proyecto, se mostrará el mismo acuerdo de compra. Sólo que desde un punto de vista diferente. La clave aquí es que el documento sólo se almacena una vez en el sistema. Esto reduce la cantidad de almacenamiento necesario, te asegura que sólo hay una única versión “viva” del documento y te permite controlar el ciclo de vida del documento.

 

Conclusión

El mejor sistema de gestión de archivos digitales es el que funciona y se adapta mejor a tu empresa. Los sistemas de gestión documental son altamente personalizables pero al final el que mejor va a funcionar para tu empresa va a ser el que mejor se adapta a tus necesidades con una menor complejidad.

 

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