En este artículo nos centraremos específicamente en el procedimiento de obtención del Certificado Digital para personas jurídicas, ya que el proceso difiere ligeramente del de personas físicas.

¿Qué es el Certificado Digital?

El Certificado Digital es un documento virtual que permite tanto a personas físicas como personas jurídicas realizar gestiones de muy diverso rango con la Administración Pública sin  necesidad de desplazarse físicamente a las oficinas de la administración correspondiente. Se trata de una herramienta online muy práctica que permite un ahorro y optimización del tiempo considerable.

El Certificado Digital puede ser emitido por varias entidades, de las cuales las principales son:

  • Fábrica Nacional de Moneda y Timbre: FNMT
  • Asociación nacional de fabricantes: ANF – Autoridad de certificación
  • Camerfirma: Autoridad de certificación de las cámaras de comercio
  • Agencia Notarial de Certificación: ANCERT
  • Firmaprofesional SA
  • Empresa vasca de certificados y firma electrónica: IZENPE
  • Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana: ACCV
  • Agencia Catalana de Certificación: CATCERT

Procedimiento de solicitud del Certificado Digital para personas jurídicas

En este artículo vamos a explicar el proceso de obtención del Certificado Digital para personas jurídicas que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), ya que se trata del más extendido. Ofrece plena validez jurídica en todos los trámites oficiales con la Administración Pública, así como con otras entidades u organismos, tanto públicos como privados. El procedimiento de obtención está compuesto por una serie de pasos dirigidos a ofrecer las máximas garantías de seguridad y privacidad.

Hay dos modalidades distintas de Certificado Digital para empresas en función de la tipología de administrador del solicitante:

  • Certificado de Representante: Este certificado puede ser obtenido por cualquier SA o SL si el el administrador de la sociedad es único o solidario. Su precio es de 24 euros (sin incluir impuestos) y tiene una validez de 2 años.
  • Certificado de Representación de Persona Jurídica: Se trata del certificado para aquellas sociedades cuyos administradores sean mancomunados, apoderados, presidentes, consejeros, administradores conjuntos, liquidadores o sociedades que tengan como administrador a otra sociedad. Su precio es de 14 euros (sin incluir impuestos) y también tiene una validez de 2 años.

Consideraciones previas para la obtención del Certificado Digital para personas jurídicas:

Tanto el Certificado de Representante como el Certificado de Persona Jurídica requieren de unas consideraciones previas comunes a nivel técnico:

  • El Certificado Digital, por motivos de seguridad, va asociado a un equipo informático y a un navegador concreto. Por tanto, es imprescindible usar el tanto el mismo ordenador como el mismo navegador durante todo el proceso de solicitud.
  • Asimismo, no se puede ni formatear el ordenador ni realizar actualizaciones mientras dure el proceso de descarga.
  • En ocasiones, también es necesario desactivar el antivirus para evitar problemas.
  • A nivel técnico, los únicos navegadores que soportan el Certificado Digital son Internet Explorer y Firefox. Por tanto, sólo podrá realizarse el proceso de solicitud si previamente se ha descargado alguno de éstos.
  • Igualmente, aunque no es obligatorio, se recomienda que el solicitante se descargue la aplicación Autofirma, ya que la mayoría de las webs de la Administración requieren de esta aplicación para no tener problemas con los trámites.

Procedimiento de solicitud del Certificado de Representante

Para que el representante pueda obtener el certificado debe tener inscritas sus facultades en el Registro Mercantil y que no hayan sido revocadas.

Existen 4 formas distintas de obtener el certificado de Representante:

  • Si el representante dispone previamente del Certificado Digital para persona física expedido por la FNMT, podrá solicitar el correspondiente a persona jurídica sin necesidad de desplazarse a una oficina de registro para acreditar su identidad.
  • Si el representante ya dispone del Certificado Digital para personas jurídicas Clase 2 CA FNMT, también podrá obtener el Certificado de Representante sin la obligación de personarse en una Oficina de Registro.
  • Si el representante dispone del DNIe también podrá solicitar el Certificado de Representante a través de internet.
  • Si el representante no dispone de ningún certificado previo ni del DNIe. Es, por tanto, para el resto de casos y la situación más común y la que procedemos a detallar.

El proceso para obtener el Certificado de Representante sin certificado previo consta de 3 pasos:

  1. Inicio del proceso de solicitud: Se realiza en este apartado de la sede electrónica de la FNMT. Enviar la petición una vez cumplimentados los datos requeridos:
    • NIF del representante
    • Primer apellido del representante
    • NIF de la sociedad
    • Correo electrónico: Es importante asegurarte que el correo es correcto, ya que será en el que se reciban todas las notificaciones.
    • Confirmación correo electrónico: Una vez enviada la petición de solicitud, el solicitante recibirá, en el email informado, un Código de Solicitud que necesitará posteriormente para completar el proceso.
  2. Acreditación de la identidad: Éste es el único de los pasos que se hace de forma presencial, ya que es imprescindible constatar la identidad del solicitante. El interesado deberá personarse o bien en una oficina de la Agencia Tributaria, o de la Comunidad Foral de Navarra o de la CNMV con la siguiente documentación:
    • Código de Solicitud (recibido por email)
    • Documento acreditativo de la identidad:
          • Personas de nacionalidad española: DNI, Pasaporte o carné de conducir.
          • Personas extranjeras: Documento Nacional de Identificación de Extranjeros o el Certificado de Ciudadano de la Unión donde conste el NIE junto con Pasaporte o documento de identidad de país de origen.
  3. Descarga del Certificado Digital: Después de haber acreditado la identidad y haber aportado el Código de Solicitud, deberá proceder a descargar el certificado a través de este apartado de la sede virtual de la FNMT. El solicitante deberá cumplimentar de nuevo los siguientes campos:
      • NIF del representante
      • Primer apellido del representante
      • Código de Solicitud:

Una vez rellenados, debe clicar en Descargar Certificado y proceder al pago. Únicamente se puede realizar a través de tarjeta bancaria -VISA o MasterCard-, tanto de débito como de crédito.

Procedimiento de solicitud del Certificado de Representación para personas jurídicas

Como habíamos indicado, este Certificado Digital es para aquellas sociedades cuyos representantes son mancomunados, apoderados, presidentes, consejeros, administradores conjuntos, liquidadores o sociedades que tengan como administrador a otra sociedad.

En este caso, el proceso también consta de 3 pasos:

  1. Inicio del proceso de solicitud: Se realiza en este apartado de la sede electrónica de la FNMT. Enviar la petición una vez cumplimentados los datos requeridos:
    • NIF de la sociedad.
    • Correo electrónico: Es importante asegurarte que el correo es correcto, ya que será en el que se reciban todas las notificaciones.
    • Confirmación del correo electrónico: Al finalizar el proceso de solicitud, el solicitante recibirá, en el email informado, un Código de Solicitud que necesitará posteriormente para completar el proceso.
  2. Acreditación de la identidad: Al igual que en con el Certificado de Representante, éste es el único de los pasos que se hace de forma presencial, ya que es imprescindible constatar la identidad del solicitante. El interesado deberá personarse o bien en una oficina de la Agencia Tributaria, o de la Comunidad Foral de Navarra o de la CNMV con la siguiente documentación:
    • Código de Solicitud (recibido por email)
    • Certificado del Registro Mercantil (expedido dentro de los 15 días anteriores a la solicitud del certificado) en el que consten los datos de constitución y personalidad jurídica de la empresa.
    • Certificado del correspondiente registro relativo al nombramiento y vigencia en el cargo del representante legal. También debe ser expedido dentro de los 15 días previos a la solicitud del certificado.
  3. Descarga del Certificado Digital: Después de haber acreditado la identidad y haber aportado el Código de Solicitud, deberá proceder a descargar el certificado a través de este apartado de la sede virtual de la FNMT. El solicitante deberá cumplimentar de nuevo los siguientes campos:
    • NIF de la sociedad
    • Código de Solicitud

Una vez cumplimentados, deberá clicar en Descargar Certificado y pagar la tasa cuyo coste es de 14 euros. Únicamente se puede pagar a través de tarjeta bancaria -VISA o MasterCard-, tanto de débito como de crédito.

Organismos en los que se puede usar el Certificado Digital de la FNMT

Como hemos indicado, el Certificado Digital emitido por la FNMT es válido para realizar todo tipo de trámites con organismos públicos a través de internet. Sin embargo, también se puede usar para gestiones con entidades privadas. A continuación detallamos algunos de los organismos y entidades en los cuales es posible su uso:

  • Administración Central:
    • Banco de España
    • AEAT
    • Seguridad Social
    • Todos y cada uno de los ministerios
    • Catastro
    • Registro de la propiedad
    • Registro Mercantil
  • Administraciones Autonómicas: Se puede utilizar en todas las Comunidades Autónomas excepto en las siguientes:
    • Asturias
    • Baleares
    • Castilla y León
    • Cataluña
    • Comunidad Valenciana
    • Murcia
    • Navarra
    • País Vasco
  • Administraciones Locales: En este caso se incluyen una gran variedad de ayuntamientos, consejos insulares y diputaciones. Se puede consultar el listado completo aquí.
  • Otros: Asimismo, el Certificado Digital también es posible usarlo para trámites con diferentes colegios oficiales (Registro, Ingenieros, Aparejadores, etc.), universidades, correos, empresas como Mapfre, Mercadona o Renfe y un largo etcétera.

Conclusión

El Certificado Digital para personas físicas es un documento oficial que se usa de a través de internet y que contiene los datos identificativos de la sociedad y su representante. A efectos prácticos funciona como la propia firma del administrador de la sociedad. Su puesta en funcionamiento ha permitido a empresas agilizar ostensiblemente las gestiones con los organismos públicos. Esto ha redundado en un ahorro de tiempo significativo en las tediosas tareas burocráticas.

Para finalizar, es preciso recordar que el periodo de validez del Certificado Digital, en cualquiera de sus formas, es de 2 años, por tanto, es necesario establecer un mecanismo que permita a la empresa recordar su renovación para evitar sorpresas de última hora.

 

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